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Expert :Rédiger un mail dans le cadre professionnel diffère en de nombreux points à un mail que l’on envoie à des amis.
Il existe certaines règles à respecter, étant donné qu’il s’agit du cadre du travail.
Voici un guide complet qui va permettre de rédiger des mails professionnels convenables.
Le ton
Le ton doit rester professionnel sans que l’auteur n’exprime un sentiment particulier.
A moins que le destinataire et l’auteur se connaissent très bien et soient proches, il faut exclure les familiarités du genre « Salut », ou des mots qui expriment un certain manque de respect.
De même, si les deux parties sont en conflit, leur mail professionnel ne doit en aucun cas refléter ce différend.
Il faut faire preuve de professionnalisme et de maturité et écrire un mail décent qui ne contient aucun signe de tension.
Dans le milieu du travail, il faut savoir régler les conflits internes différemment que de s’envoyer des mails à caractère agressif, voire insultant.
Ces discussions écrites peuvent se retourner contre l’auteur si ses propos sont déplacés. Les écrits restent et laissent des traces.
Le vouvoiement
Dans le langage professionnel, le « vous » est à privilégier.
Quel que soit le niveau hiérarchique ou l’âge de l’auteur et du destinataire, il est plus formel de vouvoyer quiconque à qui s’adresse la lettre.
A moins d’être très proche ou d’y avoir été invité, le « tu » ne sera pas privilégié.
Cependant, il existe de plus en plus de startups et jeunes sociétés qui optent pour le « tu » afin de faciliter la communication interne et lever la barrière entre chefs et collaborateurs.
À défaut de précision, le « vous » est toujours préconisé.
La structure de l’email professionnel parfait
Voici une structure d’email professionnel convenable et qui s’adapte à n’importe quelle entreprise et n’importe quel poste hiérarchique.
1) L’objet
L’objet est le premier élément visible sur un mail.
Il est affiché directement dans la boîte de réception et c’est grâce à lui que le destinataire va décider de lire le mail dans l’immédiat ou pas.
En d’autres termes, un objet doit résumer le plus clairement et le plus succinctement possible le contenu du mail.
Attention toutefois à éviter les abréviations dans l’objet, même s’il doit être court.
Il faut éviter toute source d’incompréhension de la part du destinataire.
Voici quelques exemples d’objets qui sont courts, clairs et directs :
- Compte-rendu du salon du 15 novembre
- Réunion sur le projet XXXX le 21/11 à 10h
- Confirmation commande table basse
- Demande de précisions
- Bug du logiciel XXXX
- Confirmation entretien d’embauche le 5 mai à 9h30
Ainsi, il est vivement déconseillé de rédiger un objet qui n’est pas clair, beaucoup trop long ou qui véhicule un message relativement agressif.
À titre d’exemple, il faut éviter les objets qui suivent :
- Urgent !!!
- J’ai quelques questions à vous poser suite au compte-rendu que vous avez donné hier
- Travail bâclé
2) Formule d’appel
Un email devrait contenir une formule d’appel, à l’instar d’une lettre.
Bien qu’elle soit courte, elle peut varier d’un destinataire à l’autre et selon le contexte.
Il existe la formule d’appel passe-partout, « Madame, Monsieur ».
Il s’agit de la solution préconisée lorsque l’auteur ignore à qui il s’adresse.
S’il a une idée de la personne, il peut être plus précis en inscrivant « Madame, » ou « Monsieur, ». Ou bien « Bonjour Madame, » ou « Bonjour Monsieur, ».
Mieux encore, si l’auteur connaît le poste occupé par le destinataire, il peut l’ajouter et obtenir une formule d’appel du genre « Madame la Directrice » ou « Monsieur de Directeur ».
Si l’auteur entretient des relations cordiales avec le destinataire, il est possible de mentionner son nom : « Cher Monsieur X ».
Pour s’adresser à des collègues, l’utilisation du « Bonjour » ou « Bonjour Damien » est acceptable.
Pour s’adresser à des collègues proches, pas de problème pour le « Bonjour » ou même le « Salut » du moment que le ton du reste de l’email est acceptable.
3) Le début de l’email
Il s’agit d’une phrase courte qui va introduire le contenu du mail, une sorte de mise en contexte.
Cette phrase permet de sympathiser avec le destinataire avant d’entamer le vif du sujet.
Il est tout à fait possible de demander comment va le destinataire, comment se sont passées ses vacances (ou son voyage).
L’important, c’est de montrer son intérêt sincère envers la personne qui va lire le mail et d’attiser sa sympathie.
La phrase peut également servir d’introduction pour mener progressivement vers le sujet du mail.
Cette phrase doit être la plus courte possible pour ne pas faire perdre le temps du lecteur.
Voici quelques exemples de début de mail :
- Comment se sont passées vos vacances ?
- Je vous envoie ce mail afin de proposer ma candidature pour le poste XXXX
- Je souhaite encore une fois vous remercier de m’avoir reçu en entretien vendredi dernier…
- Comme convenu lors de notre entretien téléphonique…
- Je souhaiterais recevoir des informations complémentaires sur…
- J’espère que vous allez mieux depuis votre malencontreux accident
- J’ai beaucoup apprécié votre intervention lors de la réunion X ce mercredi
- Merci pour votre gentil message…
4) Le corps du mail
Le corps du mail doit être bien structuré et compact.
Le lecteur doit comprendre rapidement le message véhiculé par le mail sans ambiguïté.
Pour cela, il est important de rédiger des phrases courtes.
Les phrases trop longues sont difficiles à comprendre et peuvent être sujettes à des malentendus.
Il est possible de mettre en gras ou en italique certains éléments importants dans le corps du mail.
Il peut s’agir d’un lieu, d’une date ou d’une heure à retenir, ces passages en gras vont facilement attirer l’attention du lecteur.
Néanmoins, il ne faut pas en abuser et utiliser ce marqueur avec parcimonie.
Quant aux mots ou passages écrits en capital, il vaut mieux ne pas les utiliser du tout. Ils transmettent trop d’agressivité.
Un contenu aéré est plus agréable à lire. Il faut, donc, répartir le texte en plusieurs paragraphes de trois à quatre phrases maximum chacun.
Il ne faut pas non plus hésiter à utiliser des listes à puce pour faciliter l’agencement des faits importants à retenir.
Le lecteur les aura sous l’œil rapidement.
5) Clôture de l’email
Comme pour le début de mail, il est indispensable de clôturer convenablement le message.
Un simple « Je vous souhaite un très bon week-end », « Je vous remercie par avance pour votre réponse », « Je suis à votre disposition pour toutes informations complémentaires » sont des exemples efficaces et très utilisés.
Enfin, la formule de politesse est à insérer après la phrase de clôture.
Elle varie selon la relation entre l’auteur du mail et le destinataire.
Il s’agit des expressions brèves et formelles du genre :
- Respectueusement
- Cordiales salutations
- Cordialement / Bien cordialement
- Amicalement
- Bien à toi
6) Signature
La signature se trouve à la toute fin du mail.
Elle permet d’afficher avec plus de détails les coordonnées de l’expéditeur.
Voici les informations qui devraient figurer dans la signature :
- Le nom et prénom de l’auteur
- Le numéro de téléphone et adresse email de l’expéditeur ou de l’entreprise
- La position de l’auteur dans l’entreprise
Et de façon optionnelle :
- Adresse complète de la société
- Le site Web de l‘entreprise
- Le logo de l’entreprise
- Le statut juridique de l‘entreprise
Points importants à surveiller dans vos emails professionnels
Voici quelques points importants auxquels il faut faire attention lors de la rédaction d’un mail professionnel.
Éviter les fautes
Il faut absolument éviter les fautes d’orthographe, les mots manquants, et les erreurs de grammaire dans les mails professionnels.
Évitez de passer pour un inculte ou un décérébré et relisez le contenu du mail attentivement.
Il en va de votre crédibilité.
Il est également possible de se servir des correcteurs en ligne (Grammarly, Google Docs) pour s’assurer que le mail ne contient pas de fautes grossières.
Éviter les (trop) nombreux points d’exclamation
Quel est le problème avec les points d’exclamation ?
Ils vous discréditent (il n’y a pas besoin de dire les choses en criant !) et transmettent les signes d’un rédacteur paresseux ou d’un marketeur malhonnête.
Ils expriment souvent une certaine autorité, un ordre ou accentuent une certaine émotion dans le message.
Et les emojis
Quant aux emojis 😀😂🤬 ils conviennent aux discussions en famille et entre amis mais dans le cadre professionnel, il vaut mieux s’abstenir de les utiliser.
Ils transmettent un manque de professionnalisme et une familiarité excessive.
Éviter les soulignements
Les soulignements sont réservés aux liens hypertextes.
La mise en gras et l’italique sont autorisés, mais pas dans l’excès.
Avoir une adresse email professionnelle
La plupart des jeunes employés actuels se servent de pseudonymes dans leurs adresses emails ou comptes sur réseaux sociaux.
A éviter à tout prix.
Ce genre de pratique est loin d’être professionnel et l’auteur du mail ferait preuve d’un manque de sérieux en envoyant un message électronique depuis ces adresses aux noms fantaisistes.
Il est préférable de créer une nouvelle adresse avec son nom et prénom uniquement, comme [email protected], par exemple.
