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Expert :Un certain nombre de questions reviennent de manière très régulière lorsque l’on passe une entretien de recrutement pour un poste de secrétaire ou d’assistant.e administratif.ve.
Je vais aborder les questions qui m’apparaissent importantes et pour lesquelles un travail de préparation s’impose pour y répondre.
Quelles sont vos compétences en bureautique ?
La bureautique est aujourd’hui la compétence essentielle d’une secrétaire ou d’une assistante de direction.
En effet, aujourd’hui il est essentiel de savoir faire des tableaux, des courriers ou des diaporamas.
N’hésitez donc pas à mettre en valeur tout ce que vous savez faire avec les logiciels de bureautique.
Si vous avez réalisé des choses originales ou si vous avez l’habitude de rédiger des rapports ou de construire des tableaux de bord, vous devez en parler de la manière la plus détaillée possible.
Avez-vous déjà pratiqué l’accueil ?
Il s’agit ici d’une autre mission à réaliser par une assistante administrative ou une secrétaire.
Il est essentiel de montrer que vous maîtrisez les techniques de l’accueil et notamment celles qu’il faut pratiquer avec un public difficile ou agressif.
Montrez aussi que même si cela n’est pas le volume de travail le plus important du poste, vous appréciez les rapports humains et donc l’accueil de clients ou d’administrés.
Quelles sont les qualités qui font de vous une secrétaire de qualité ?
Lorsqu’une telle question vous est posée, ne vous contentez pas de donner des qualités comme « rigueur, adaptabilité, polyvalence » ❌.
Mais donnez des exemples précis et concrets pour prouver que vous possédez réellement l’ensemble de ces qualités :
« J’ai pu développer une grande rigueur en travaillant dans un cabinet comptable »
« Mes 10 années passées dans la grande distribution prouvent mon importante disponibilité ».
En procédant de cette manière, vous pouvez avoir la certitude de convaincre le recruteur en face de vous.
Quels sont vos freins pour ce métier de secrétaire ?
Vous pouvez parfaitement dire que vous n’avez aucun frein au regard de votre expérience.
Mais si par exemple vous êtes jeune, vous pouvez dire que vous manquez un peu d’expérience car de toute façon le recruteur le sait déjà, cela ne vous pénalisera donc pas.
S’il le faut vous pouvez aussi dire que vous ne maîtrisez pas forcément le logiciel utilisé ce qui n’est pas grave car cela apparaît sur votre CV. Si vous êtes convoquée à un entretien c’est que cet élément n’est pas forcément le plus essentiel.
Quelles initiatives avez-vous prises sur vos précédents postes ?
Préparez toujours cette question pour ne pas rester sans réponse.
Vous pouvez par exemple parler de la mise en place de tableaux de bord de suivi des dépenses et des recettes ou d’un nouveau mode de classement des dossiers.
Mais vous pouvez aussi préciser que vous êtes à l’origine d’un projet qui a parfaitement fonctionné dans l’entreprise dans laquelle vous travailliez.
Que retenez-vous du poste proposé ?
Il est absolument essentiel de parfaitement bien répondre à cette question.
Pour cela, vous devez étudier avec la plus grande minutie l’annonce ou la fiche de poste qui a été mise à votre disposition au début de la procédure de recrutement.
Notez bien, comme pour la lettre de motivation, les points qui apparaissent comme des priorités.
De cette manière, vous pourrez facilement argumenter et donner les bons éléments de réponse.
De plus, l’étude précise du poste que vous aurez réalisée montrera que vous êtes une personne qui possède de la rigueur : il s’agit en fait du premier travail sur lequel vous pourrez être évaluée par votre futur employeur, alors prenez le temps nécessaire pour le réaliser de la meilleure des manières.
Quel est votre degré de disponibilité dans une journée ?
Lorsque cette question vous est posée, dites toujours que vous êtes très disponible.
Même si vous avez des contraintes en fonction de votre famille ou de votre lieu d’habitation, il sera toujours temps de trouver des solutions pour vous rendre disponible si vous êtes retenue pour le poste que vous convoitez.
Si vous commencez à dire que vous devez partir à 17 heures pour récupérer vos enfants, ce qui est tout à fait légitime, cela risque vraiment d’être pénalisant lors d’un recrutement et vous risquez de voir vos chances d’être embauchée s’envoler.
Quelles formations avez-vous suivies depuis la fin de votre scolarité ?
Il est important ici de pouvoir préciser que vous avez suivi des formations récemment.
Cela montrera d’une part que vous êtes une personne qui ne se repose pas sur ses lauriers.
Et, d’autre part, cela montrera que vous êtes au goût du jour.
C’est très important, notamment en ce qui concerne, les logiciels de bureautique qui évoluent sans cesse.
Vous pouvez parler de formations suivies dans le cadre professionnel mais aussi des formations suivies dans un cadre plus personnel, y compris sur Internet.
Il est important de toujours se démarquer par rapport à la majorité des personnes qui n’ont pas suivi de formations après avoir quitté l’école.
Quel serait le poste idéal pour vous ?
Bien évidemment, vous devez parler du poste sur lequel vous êtes en train de postuler.
N’allez surtout pas chercher autre chose car cela montrerait que votre motivation pour le poste proposé serait faible.
Ne parlez pas du poste de vos rêves car en fonction cela semblerait bizarre, il ne faut pas trop exagérer.
Vous pouvez aussi préciser que ce qui vous intéresse est la possibilité de suivre des formations ou d’évoluer dans une grande entreprise par exemple.
Comment vous voyez vous dans cinq ans ?
Lorsque cette question est posée, vous devez toujours dire que vous vous voyez dans le poste actuel mais avec une maîtrise parfaite de celui-ci.
En fonction de la taille de l’entreprise, vous pouvez dire que vous serez dans une perspective d’évolution au sein de l’entreprise.
Ne dites jamais que dans 5 ans vous envisagerez de changer d’entreprise pour évoluer, cela ne plairait pas au recruteur.
Quelles sont les qualités essentielles d’une bonne assistante de direction ?
Pour répondre facilement à cette question, il suffit de relire l’offre d’emploi car ces qualités sont souvent énoncées dans celle-ci.
Même si vous ne possédez pas toutes les qualités, insistez bien sur celles qui sont les vôtres.
Il est important de dire au recruteur ce qu’il a envie d’entendre si vous souhaitez le convaincre.
Que pouvez-vous nous dire de votre niveau rédactionnel ?
Ici encore, insistez bien sur votre niveau (qui sera confirmé par la qualité de votre lettre de motivation que le recruteur aura lue).
Précisez tous les documents, courriers ou rapports que vous avez été amenée à rédiger en toute autonomie tout au long de votre carrière professionnelle.
C’est de cette manière que vous pourrez prouver que votre niveau rédactionnel est celui souhaité pour le poste convoité.
Que connaissez-vous de notre entreprise ?
Il s’agit de la question la plus essentielle pour convaincre de votre intérêt pour le poste.
Il est aujourd’hui très simple de se renseigner sur une entreprise en allant sur Internet.
Je peux vous assurer qu’un candidat qui ne répond pas de manière précise à cette question verra sa candidature éliminée.
En fonction du poste, il vous faudra connaître des éléments tels que :
- la taille de la structure
- son chiffre d’affaires
- ses principaux clients ou fournisseurs
- et parfois vous devrez aussi vous renseigner sur les principaux projets en cours ou les principales réalisations.
A priori, ce travail a d’ailleurs déjà dû être fait pour rédiger une lettre de motivation de qualité et parfaitement personnalisée.
Pourquoi désirez-vous travailler dans notre secteur d’activité ?
Ici aussi, il s’agit d’une question plutôt simple à préparer.
Regardez si le secteur est en plein développement, s’il s’agit d’un secteur qui répond à vos valeurs : développement durable ou social par exemple.
Ne répondez pas que vous voulez travailler dans ce secteur car l’entreprise est à côté de chez vous, ce n’est en aucun cas une motivation recevable.
Pourquoi souhaitez-vous quitter votre entreprise actuelle ?
Lorsque cette question est posée, il ne faut jamais dénigrer son employeur car cela serait mal vu.
Vous pouvez tout à fait dire que vous êtes bien dans votre poste actuel mais que vous avez besoin de changer de structure pour évoluer.
Il n’y a rien de mal à dire que l’on souhaite se lancer un nouveau défi.
N’oubliez pas cependant de dire que le poste et l’entreprise dans laquelle vous postulez vous intéressent tout particulièrement et que vous ne souhaitez pas quitter votre poste actuel à n’importe quelle condition.
