Lorsque l’on vient de recruter un nouveau salarié ou un nouvel agent de la fonction publique, il est important de bien comprendre que le processus de recrutement n’est pas encore terminé.

En effet, l’arrivée d’un nouveau membre de l’équipe doit être parfaitement préparée pour faciliter la réussite de l’intégration de celui-ci.

Plusieurs étapes doivent être respectées pour assurer un succès complet.

Qu’est-ce que le onboarding ?

Lorsque l’on parle de onboarding, nous sommes en présence d’un processus qui consiste à organiser l’arrivée d’une nouvelle personne dans l’entreprise ou au sein de l’administration.

La onboarding doit démarrer dès que le candidat a accepté l’offre d’embauche qui lui a été proposée.

Nous sommes en fait dans la seconde phase d’une procédure de recrutement : nous avons trouvé le candidat idéal, mais il faut maintenant le mettre dans les conditions idéales pour qu’il puisse réussir son arrivée au sein de sa nouvelle équipe et ainsi donner le meilleur de lui-même dans les semaines et les mois qui vont suivre.

Quel est l’intérêt du onboarding ?

Le onboarding n’est pas nouveau, cela fait de très nombreuses années que l’on parle de l’accueil du nouvel arrivant en entreprise ou dans les administrations.

Cette phase est absolument essentielle pour montrer à la personne que l’on compte sur elle et que l’on a beaucoup de considération pour elle, ce qui est la moindre des choses.

Une personne qui va bien commencer dans la structure a toutes les chances de parfaitement réussir tout court dans l’entreprise.

Comme dans toute relation, le démarrage est important pour la suite de l’aventure ; il est donc essentiel de mettre en œuvre toutes les mesures simples mais indispensables qui vont permettre une réussite totale.

Si le onboarding est bien réussi, cela va également permettre au nouvel arrivant d’être parfaitement bien positionné au sein de l’organigramme ce qui est surtout important lorsque l’on va devoir organiser l’arrivée d’un cadre.

Plus la procédure d’arrivée sera bien organisée, plus l’importance de son rôle sera rapidement reconnue et identifiée par l’ensemble des autres salariés.

Les étapes d’un onboarding réussi

Le onboarding comprend plusieurs étapes qui se déroulent pendant plusieurs mois.

On peut considérer que cela peut durer pendant une année.

Ceci d’autant plus que c’est souvent le temps qui est nécessaire pour donner toute la mesure de ses compétences professionnelles.

1. Avant l’arrivée d’un nouveau salarié

Comme nous l’avons dit, la procédure de onboarding commence dès que l’entreprise ou le nouveau salarié se sont mis d’accord sur les termes du contrat, les missions et bien évidemment les conditions de rémunération.

Ce temps avant l’arrivée de la personne va durer entre 1 et 3 mois.

Il ne va pas falloir rester inactif pendant ce temps-là.

Voici quelques éléments à organiser pour être prêt le jour J :

Préparer avec le service concerné le ou les badges d’accès aux différents bâtiments de l’entreprise ; de la sorte, la personne pourra être autonome pour arriver et partir de la structure dès le premier jour de travail. S’il y a un badge pour la machine à café ou un distributeur de boissons, ce peut être très bien également de le remettre à la personne avec le reste.
Préparer l’environnement de travail. Si nous avons à faire à un personnel administratif, il va convenir de lui préparer un bureau, un ordinateur et une chaise de bureau notamment. Il peut être aussi pertinent de préparer les fournitures administratives de base pour permettre de commencer dans les meilleures conditions possibles, dans les meilleurs délais.
Le service informatique de l’entreprise va aussi devoir créer une adresse mail personnalisée ; mais il faudra également configurer les accès aux différents logiciels professionnels en créant différents droits en fonction du degré de responsabilité du nouvel arrivant. Ceci est essentiel pour permettre à la personne de travailler rapidement mais aussi de lui permettre, si elle le souhaite, de faire part de son arrivée aux autres salariés de l’entreprise.

Le contrat de travail devra aussi être prêt pour que le salarié n’ait plus qu’à le signer le jour de son arrivée. De cette manière, vous montrez à la personne qu’il va être amené à travailler dans une structure sérieuse qui tient absolument à respecter le droit du travail.
En fonction des entreprises ou des administrations d’autres documents pourront être remis au salarié : badge pour le parking, guide du nouvel arrivant, guide des congés et autorisations spéciales d’absence, cartable ou mug avec le logo de la structure par exemple. Ce petit ensemble de choses fait toujours plaisir et permet de manière assez rapide de créer un esprit d’appartenance à l’entreprise.
Une visite médicale d’embauche devra aussi être organisée dans les meilleurs délais pour donner suite au recrutement. Cette procédure est bien évidemment obligatoire mais elle montre aussi à la personne que l’on est attentif à la santé au travail de l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise

Si tous ces éléments sont préparés en amont cela montrera de façon très claire à la personne qu’elle était attendue et que l’ensemble des services concerné a pris soin à lui donner les meilleurs éléments d’intégration.

2. À la suite de l’arrivée d’un nouveau salarié

Différentes étapes vont encore devoir être mises en place pour un onboarding réussi.

→ La veille de l’arrivée du nouveau salarié

Tout d’abord, il peut être pertinent la veille de l’arrivée de téléphoner au nouveau membre de l’équipe pour lui confirmer l’heure de son arrivée et pour lui confirmer aussi que l’on est très satisfait et impatient de son arrivée.

De la sorte, cela permettra de rassurer la personne, car il est clair qu’il y a chez chacun de nous une petite inquiétude lorsque l’on doit rejoindre un nouveau poste dans une nouvelle entreprise.

Il s’agira de la sorte d’un premier acte de management réussi.

→ Le jour de l’arrivée

Le jour de l’arrivée, le manager du nouvel arrivant doit absolument être disponible pour accueillir le nouveau membre de son équipe.

Il n’y aurait rien de pire que de laisser la personne se débrouiller toute seule pour se présenter aux autres membres de l’entreprise.

En cas d’urgence absolue, il faut toujours prévoir qu’une autre personne soit capable de la recevoir et de l’accueillir dans les meilleures conditions qu’il soit.

C’est avec cette personne, le manager de proximité, qu’il va convenir de faire le tour du bâtiment ou des bureaux et d’ainsi faire la connaissance de l’ensemble des membres de la structure avec lesquels il sera amené à plus ou moins travailler.

Le premier jour doit aussi être celui de ce que l’on appelle l’accueil sécurité.

Il s’agit ici de montrer au nouvel arrivant où sont positionnés les différents extincteurs et l’éventuel défibrillateur. Les issues de secours doivent aussi être signalées de manière express.

De cette manière, la personne pourra être rassurée et surtout elle verra qu’elle travaille dans une entreprise très sérieuse sur les conditions de sécurité des équipes.

De la même manière, si la personne doit être équipée, cela sera le moment de lui remettre ses équipements de protection individuelle comme des chaussures de sécurité, un gilet fluorescent, des bouchons à mettre dans les oreilles pour protéger du bruit par exemple.

Cet accueil sécurité peut tout à fait être réalisé avec l’agent en charge de la sécurité et de la prévention.

De cette manière, nous montrerons que le onboarding est bien un sujet transversal qui concerne plusieurs services de l’entreprise.

Enfin, il va convenir d’échanger sur la gestion du temps de travail et des diverses absences.

Si, la structure possède une pointeuse, cela sera sans aucun doute le moment de montrer au nouvel arrivant de quelle manière elle fonctionne et comment il va devoir l’utiliser.

Ce sera aussi l’occasion de montrer de quelle manière est décompté le temps de travail au quotidien dans l’entreprise.

La pose des congés, RTT ou récupérations pourra aussi être évoquée à ce moment de la procédure d’accueil.

→ Tout au long de la première année

Plusieurs entretiens vont devoir être organisés dans le courant de l’année afin de vérifier que tout se passe bien pour la personne.

Il pourra aussi s’agir de recadrer un certain nombre de choses si cela s’avère nécessaire.

Lors du premier mois de travail, il peut paraître tout à fait pertinent de réaliser quelques points « feedbacks », pour s’assurer que le nouvel arrivant trouve ses marques petit à petit.

Cela peut se faire de manière totalement informelle, mais encore une fois cela montre l’importance que l’on attache à cette phase de démarrage et à l’importance que l’on accorde à la personne nouvellement recrutée.

Il peut être très intéressant de formaliser un entretien un peu plus long au bout de 3 mois de présence dans l’entreprise.

Cela permettra une nouvelle fois de s’assurer que tout se passe parfaitement bien et cela permettra aussi dans un échange de faire le point avec la personne pour voir si, par exemple, elle n’est pas choquée ou surprise par certaines pratiques dans l’entreprise.

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Au bout de 6 mois, un deuxième entretien pourra servir de bilan intermédiaire avant le premier entretien professionnel.

En fonction du poste, il sera possible de creuser un peu plus et éventuellement de fixer des objectifs professionnels pour les semaines et les mois à venir.

Il est tout à fait clair au regard de tout ce que nous venons de voir que le rôle du manager est central ici.

En effet, l’ensemble de ces rencontres devra se faire avec le manager de proximité (même si certains points peuvent être réalisés avec la direction générale en fonction du poste du nouvel arrivant).

Il est donc absolument nécessaire que l’ensemble des managers soient formés à cet accueil et surtout en mesurent la réelle importance car si tel n’est pas le cas, il existe un vrai risque d’échec.

3. L’onboarding interne

La procédure d’onboarding peut aussi, à certaines occasions, être organisée avec des personnes qui travaillent déjà dans l’entreprise ou l’administration.

Ce peut être notamment le cas pour une personne qui change de direction, lorsque la structure est de taille importante.

Ainsi, il conviendra de faire faire le tour des bureaux pour présenter l’ensemble des collègues mais aussi un accueil sécurité plus en lien avec les nouveaux lieux de travail.

Cet accueil aura d’autant plus d’impact qu’il n’est pas forcément très habituel.

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