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Expert :Vous devez faire une demande de congés et soit vous n’avez pas de logiciel pour le faire ou peut être que vous vous y êtes pris en retard.
Mais, il peut s’agir également d’une demande un peu particulière comme des congés sans solde par exemple.
Je vais vous donner mes meilleurs conseils pour rédiger un email de manière efficace qui vous permettra de décrocher une réponse positive de la part de votre employeur.
Quoi mettre dans un email de demande de congés ?
Une demande de congés doit être simple, même si, par exemple, vous allez devoir motiver celle-ci si vous n’avez pas respecté les délais pour faire cette demande.
Bien évidemment, la première chose que vous allez devoir préciser dans une demande de congés ce sont les dates auxquelles vous souhaitez vous absenter de l’entreprise.
Pensez bien à préciser que le jour de la fin sera inclus dans vos congés afin qu’il n’y ait absolument aucune ambiguïté.
Par exemple :
du lundi 12 au vendredi 16 inclus
Si vous avez plusieurs catégories de congés (congés annuels, jours de RTT, autorisation spéciale d’absence pour tel ou tel évènement familial), n’oubliez pas de préciser quel est le compteur que vous envisagez d’utiliser, de débiter.
Cet élément sera indispensable au service des ressources humaines pour tenir une bonne comptabilité de vos différents jours d’absence.
Si vous êtes en retard dans la pose de vos congés
Oui, de nombreuses entreprises et administrations obligent à respecter des délais pour poser des congés.
Alors, commencez par vous excuser de ce retard.
Dans un second temps, si cela s’avère nécessaire, pensez à justifier la demande en raison d’un évènement qui n’était pas prévu à l’origine et qui explique de ce fait que vous n’ayez pas respecté les délais.
Par exemple :
« Je suis dans l’obligation de poser mes congés sans respecter les délais impartis car je viens d’avoir une opportunité de voyage qui ne peut pas se refuser »
« Un évènement familial m’oblige à prendre quelques jours de congés de manière totalement imprévue ».
De la sorte, l’employeur se sentira un peu plus obligé d’apporter une réponse positive à votre demande.
Si vous avez déjà consommé tous vos congès
Il peut arriver dans quelques hypothèses que nous ayons déjà consommé l’ensemble de nos jours de congés et de RTT et que nous soyons dans l’obligation de poser des congés sans solde (disponibilité pour convenance personnelle dans le secteur public).
Dans ce cas précis, il va falloir faire preuve d’encore plus de motivation auprès de l’employeur pour que ces différents congés soient acceptés :
« Bien que mes soldes de congés soient déjà consommés, j’ai besoin de quelques jours de congés sans solde pour partir à l’étranger ».
« Je vous serai très reconnaissant de m’apporter un avis favorable à cette demande exceptionnelle motivé par l’obligation de rester auprès de mes proches pendant quelques jours ».
Exemples de demande de congés
Voici maintenant 3 exemples de mails dont vous allez pouvoir vous inspirer si vous le souhaitez pour faire une demande de congés ou de jours de RTT.
Exemple 1 : Mail de demande de congés payés
Monsieur le Directeur,
Je me permets de vous faire parvenir ce message afin de poser des jours de congés pour la semaine prochaine (du 22 au 25 février inclus). Je sais que je suis un peu en retard et je m’en excuse mais j’ai complètement oublié de les poser en temps et en heure. Je vous remercie par avance de ne pas m’en tenir rigueur.
Dans l’attente d’une réponse positive de votre part, je vous prie d’accepter mes remerciements anticipés et je reste à votre disposition pour échanger sur le sujet si vous l’estimez nécessaire.
Bien à vous
Exemple 2 : Mail de demande de congés sans solde
Madame la Directrice des Ressources Humaines,
Je vous prie de trouver dans ce message une demande particulière de congé sans solde. En effet, j’ai épuisé mes compteurs de congés, de RTT mais aussi de récupérations. Si je me permets cette requête assez exceptionnelle, c’est que mon épouse vient de prendre sa retraite et qu’elle m’a fait la surprise de réserver un voyage de 15 jours afin de fêter cet évènement. J’espère que vous pourrez donner une suite favorable à ma demande que je considérerai comme un vrai geste de reconnaissance de votre part au regard de notre collaboration qui dure maintenant depuis plus de 10 ans. Les dates de congés sont du 14 février au 25 février inclus.
Je m’engage, bien évidemment, à redoubler d’effort dès mon retour pour rattraper l’éventuel retard dans les dossiers que je gère au quotidien.
Dans l’attente de votre réponse que je souhaite favorable, je vous remercie tout en étant conscient de l’effort que cela représente dans l’organisation de l’entreprise. Je reste à votre disposition pour échanger sur ce sujet si vous l’estimez nécessaire.
Bien cordialement
Exemple 3 : Mail de demande de congés RTT
Monsieur le chef de service,
Je vous prie de trouver ci-dessous une demande de jours de RTT. Je souhaite en effet m’absenter du 14 mars au 16 mars inclus. Je vous remercie par avance de votre retour positif car je sais que ces jours sont positionnés en dehors des vacances scolaires et que vous souhaitez que cela ne soit pas le cas pour des raisons d’organisation.
Je vous remercie donc de bien vouloir faire une exception qui me permettra ainsi de régler une affaire familiale assez urgente.
Je reste à votre disposition pour en discuter si vous le souhaitez.
Bien à vous.
