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Expert :Il existe un grand nombre d’outils qui peuvent faciliter la tâche des recruteurs et employeurs pour d’élaborer.
Parmi, ces outils on peut trouver les grilles d’évaluation dont Stéphane M., DRH depuis plus de 20 ans, va nous parler ci-dessous.
Pour quelles raisons faut-il professionnaliser les recrutements ?
Le personnel est souvent un élément qui coûte cher et il est donc très important de ne pas se tromper de candidat dans un processus de recrutement.
Il faut en effet se mettre à l’abri des candidats qui sont parfaitement bien préparés pour passer des entretiens de recrutement mais qui ne possèdent pas forcément toujours toutes les qualités pour remplir au mieux les missions confiées, ni pour se fondre dans une équipe de travail.
Il est donc important de ne s’appuyer que sur des critères les plus objectifs possibles.
En effet, même si le feeling peut sembler important dans certaines hypothèses, il faut faire attention à ne pas se laisser embarquer par le pouvoir de séduction ou de persuasion d’une personne.
C’est d’ailleurs toujours pour cette raison qu’il convient de toujours faire passer les entretiens de recrutements à 2 ou à 3.
Il peut même être indispensable pour certains postes stratégiques de faire passer plusieurs entretiens aux candidats les plus intéressants.
De la sorte, cela permettra de compiler plusieurs avis dans diverses situations et d’ainsi limiter au maximum le risque d’erreur.
Au regard de l’ensemble de ces éléments, il apparait indispensable de se munir de plusieurs outils sur lesquels s’appuyer.
Je vous invite donc toujours lors des entretiens à avoir avec vous l’annonce ou la fiche de poste, mais aussi la grille d’évaluation pour pouvoir comparer tous les candidats reçus sur la même base avec les mêmes critères.
L’utilisation d’une grille d’évaluation
De très nombreux professionnels du recrutement parlent de grilles d’évaluation mais il n’est pas toujours facile de définir de quoi il s’agit avec précision.
Alors, une grille d’évaluation c’est quoi exactement ?
Une grille d’évaluation est un document qui va permettre grâce à des critères objectifs de faire le choix entre plusieurs candidats. Ceux-ci doivent être le plus précis et le plus mesurables possible pour que le choix qui sera opéré soit le plus incontestable possible.
Il n’existe pas de grille d’évaluation « type »
Il est important pour commencer de préciser qu’il n’existe pas de grille d’évaluation « type ».
En effet, si vous êtes amené à faire du recrutement, vous devrez prendre l’habitude de construire une grille différente en fonction des postes.
En effet, les attentes et les critères de choix seront différents entre les postes ce qui explique que votre grille d’évaluation devra aussi différer.
Il est évident que la grille ne peut pas être la même lorsque l’on recrute une infirmière, un maçon ou lorsque l’on recrute un expert-comptable.
En fonction des différents postes, votre grille d’évaluation pourra être plus ou moins longue, plus ou moins complète avec plus ou moins de critères à évaluer.
Mais quoi qu’il en soit, la grille d’évaluation des candidats doit être construite en fonction du poste, des missions demandées et des qualités qui sont attendues.
Les avantages d’une grille d’évaluation
👍 Les écrits restent les paroles s’envolent
Une grille d’évaluation permet de prendre des notes sur les entretiens. Après plusieurs entretiens, les candidats se mélangent et il devient parfois difficile de se souvenir avec précision qui a dit quoi.
👍 Réaliser des recrutements les plus objectifs possibles
Comme on l’a dit précédemment, une grille d’évaluation permet d’évaluer les candidats sur les mêmes bases et les mêmes critères.
👍 Réfléchir aux critères qui sont les plus importants et qui sont particulièrement attendus.
En effet, rien n’empêche dans une grille d’évaluation de noter certains critères de manière différente que d’autres.
On peut par exemple attribuer des coefficients plus importants à certaines compétences qu’il est inenvisageable de ne pas détenir.
A titre d’exemple, on peut mettre un coefficient 3 à la compétence bureautique d’une assistante administrative si on est estime que ce savoir est 3 fois plus importants à celui de réceptionner des appels téléphoniques.
Tout dépendra de votre entreprise, de vos besoins et des compétences déjà détenues dans le service par d’autres employés.
Ce travail en amont est donc très important puisqu’au-delà du choix des critères et éléments à évaluer, il va falloir aussi faire le choix de ceux qui apparaissent comme les plus importants sur le poste à tenir.
Qui doit élaborer la grille d’évaluation ?
Comme vous pouvez très facilement le constater, une grille d’évaluation dans le cadre d’un recrutement n’est pas une chose facile à réaliser.
En effet, si elle doit comporter des choses assez générales qu’un recruteur ou un spécialiste des ressources humaines a la capacité de maitriser au mieux, elle doit aussi comporter les compétences techniques essentielles que seul le manager direct peut connaitre.
Il est en effet difficile pour un directeur des ressources humaines de maitriser les compétences techniques d’un technicien en eau et assainissement ou d’un spécialiste de la programmation en informatique par exemple.
La grille d’évaluation est donc un travail commun qu’il convient de préparer le plus en amont possible.
L’idéal est de dégager l’ensemble des critères à évaluer avant de lancer le recrutement, dès la parution de l’offre d’emploi.
De cette manière, le recrutement a les meilleures chances de réussite qu’il soit.
Vous voyez bien que réaliser une procédure de recrutement n’est pas aussi simple que cela en a l’air, surtout lorsque l’on travaille sur des métiers très techniques et peu connus, ce qui nous oblige à un vrai travail d’analyse et de découverte.
Les éléments qui composent une grille d’évaluation
Alors maintenant que nous en savons un peu plus sur les grilles d’évaluation dans le cadre d’un recrutement, il convient de parler des différents éléments qui peuvent composer celle-ci.
Le plus souvent, on peut distinguer trois parties principales :
- les compétences générales
- les compétences techniques particulières
- les savoir-être (qui sont d’ailleurs de plus en plus pris en considération).
1️ Les compétences générales
Lorsque l’on parle de compétences générales, on est en présence de compétences ou de savoirs-faire qui sont communs à un grand nombre de métiers.
Il peut par exemple s’agir de connaissances dans les logiciels de bureautique (traitement de texte, tableurs notamment).
Il peut s’agir aussi de capacités à rédiger des rapports ou des notes mais aussi à rendre compte de son activité auprès de sa hiérarchie.
En fonction des postes à pourvoir, il sera toujours possible d’attribuer des coefficients plus ou moins importants, notamment par rapport aux compétences considérées comme plus techniques ou plus spécifiques au métier.
2️ Les compétences techniques particulières
Comme leur nom l’indique, les compétences techniques ou plus spécifiques ne sont pas générales ; ce sont celles qui sont particulièrement attachées au métier et qui sont très loin de se retrouver dans l’ensemble des professions.
Ce sont ces compétences techniques particulières qui vont devoir être travaillées avec le manager, chef d’équipe ou chef d’atelier par exemple.
Ces compétences techniques particulières sont bien évidement très diversifiées et à titre d’exemple on peut citer :
- analyser un tableau de bord
- monter un mur
- installer une perfusion
- animer un groupe
- préparer une sauce
- installer un tableau électrique
- …
Le tout n’est pas de citer toutes ces compétences car il vous sera toujours possible de les trouver dans des guides, mais de savoir les évaluer.
Et là, je peux vous assurer que la présence d’un technicien compétent dont c’est le métier, sera absolument indispensable et ce aussi bien au moment de réaliser la grille d’évaluation qu’au moment de recevoir les candidats pour évaluer la compétence de manière efficace.
3️ Les savoir-être
Le troisième élément qu’il convient d’analyser dans une grille d’évaluation, ce sont les savoir-être.
C’est en analysant ceux-ci qu’il va, notamment, être possible de savoir si la personne va bien s’adapter à l’équipe.
Mais cela va aussi permettre de voir si la personne sera assez rigoureuse, sera assez bienveillante ou exigeante par exemple.
Ici aussi tout va dépendre du poste ; on ne demandera pas les mêmes savoir-être à un comptable qui devra être rigoureux ou à un manager qui devra être bienveillant et ouvert le plus possible vers les autres et notamment vers les membres de son équipe.
Ici encore, il sera possible de donner plus d’importance à certains traits de caractère qu’à d’autres.
Mais quoi qu’il en soit, les savoir-être ne doivent pas être pris à la légère.
Le rôle du recruteur professionnel peut d’ailleurs être très utile à cette étape, car généralement il est plus habitué à analyser les traits de caractère des personnes que le technicien de terrain.
Comment utiliser une grille d’évaluation ?
Pour être utilisée de manière efficace, la grille d’évaluation doit tout d’abord être utilisée par l’ensemble des membres de la commission de recrutement.
De cette manière, il sera possible de comparer les résultats obtenus.
En fonction, vous pourrez faire une moyenne pour classer les différents candidats par ordre de préférence.
Pour noter, il est par exemple possible :
- d’élaborer des barèmes de notes qui vont de 1 à 5.
- d’utiliser un système de cases à cocher si les attentes sur tel ou tel critère sont bien remplies.
- de mettre en place un système de coefficient
- de considérer qu’un ou plusieurs critères sont obligatoires et que si tel n’est pas le cas, cela éliminera de fait le candidat.
Modèle de grille d’évaluation
Voici maintenant un exemple de grille d’évaluation pour un poste d’assistante de direction dont vous pourrez vous inspirer si vous le souhaitez.
Télécharger ce modèle en format WORD
| Critères à évaluer | Note de 1 à 5 | Commentaires |
| Critères techniques : coefficient 2 pour chacun d’entre eux | ||
| Expression orale | 10 | Personne qui a un vocabulaire riche et une expression aisée |
| Pratique du logiciel de traitement de texte | 8 | A l’habitude de taper des rapports |
| Pratique du tableur | 8 | Connaissance des tableaux croisés dynamiques |
| Connaissances de base en comptabilité | 0 | Absence |
| Connaissance de l’anglais de base | 8 | Bon niveau d’anglais |
| Savoirs être | ||
| Souriant.e | 4 | Personne souriante |
| Dynamique | 3 | Manque un peu de dynamisme en raison du stress de l’entretien |
| Pratique de l’écoute active | 5 | Écoute parfaitement les questions qui lui sont posées |
| Connaissances générales | ||
| Connaissance de l’entreprise | 5 | S’est parfaitement renseignée sur le site Internet ; connaissance de plusieurs chiffres et de l’organigramme |
| Connaissance du secteur d’activité | 5 | Personne qui a travaillé chez un de nos fournisseurs |
| Compréhension des enjeux du poste | 4 | A bien analysé la fiche de poste proposée et en a compris les principales difficultés
A bien compris la nécessaire discrétion liée au poste et la disponibilité dont elle devra faire preuve au quotidien. |
Vous voyez donc qu’avec une grille d’analyse assez simple, vous pouvez normalement vous assurer un recrutement réussi.
Différentes questions vous permettront de vous prononcer et de donner un avis éclairé sur chacun des critères préalablement définis.
Pour ce faire, pensez à bien préparer l’ensemble des questions qu’il vous faudra poser aux candidats.
