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Expert :Hélas, il arrive de manière régulière que certaines factures ne soient pas payées par vos clients.
Avant de vous offrir trois exemples de mail de relance, je vais vous donner quelques conseils pour relancer de la manière la plus efficace qu’il soit et ainsi vous faire payer dans les meilleurs délais.
Conseils pour réclamer une facture impayée
Il n’est jamais très plaisant de relancer des clients parce qu’ils ont oublié ou ne souhaitent pas payer une facture.
Reste que certaines techniques peuvent être utilisées.
1) Bien s’assurer que la facture n’est pas payée
Cela peut paraitre évident, mais il faut toujours vérifier à deux fois que la facture n’a pas été payée par le client.
En effet, il n’y a rien de pire que de relancer pour un impayé une personne qui en fait a déjà payé ce qu’elle devait.
Attention donc à être très rigoureux dans le suivi des factures de votre entreprise.
2) Être d’une grande précision lors de votre relance
Afin d’éviter que le client trouve l’excuse de ne pas savoir de quoi vous parlez, je vous invite à être le plus précis possible.
Ne dites pas “vous n’avez pas payé votre facture”, mais écrivez plutôt “sauf erreur de notre part, nous n’avons pas reçu le paiement pour la facture 105-2023 du 7 mai 2023 qui concerne les 250 kilos de sucre commandés pour un montant de 112 euros”.
3) Monter le ton de manière progressive
Rien ne sert d’être menaçant immédiatement.
En effet, il est préférable de laisser sa chance au client sans faire preuve d’agressivité.
Il peut arriver à tout le monde d’oublier de payer une facture.
De la même manière, il peut tout à fait arriver d’être en difficulté et de jouer un peu la montre pour attendre que la situation s’améliore.
Reste que si après un premier mail gentil et compréhensif, l’autre entreprise ne paye toujours pas, il sera possible de hausser le ton et de commencer à menacer de représailles juridiques.
C’est souvent, à ce moment que le paiement intervient, le client ne souhaitant pas être attaqué devant les tribunaux.
4) Ne pas lâcher en restant ferme
Parfois, les clients continuent de jouer la montre et espèrent que vous allez les oublier pour un moment.
Je vous encourage à bien suivre les rentrées d’argent et surtout à ne rien lâcher.
Bien évidemment, il est tout à fait possible d’écouter les explications du client qui peut connaitre des difficultés passagères, mais, vous ne devez en rien lâcher et baisser la garde.
De cette manière, vous mettez toutes les chances de votre côté.
5) Passer à la manière forte si les mails ne suffisent pas
Si après 3 mails, vous n’avez pas de retour, il sera toujours temps de faire appel à un huissier après avoir envoyé un courrier en recommandé avec accusé de réception.
Exemples d’emails de relance pour une facture impayée
Voici trois exemples de mails pour relancer une facture impayée dont vous pourrez vous inspirer si vous le souhaitez.
1er degré de relance
Cher client,
Lors de la vérification du suivi du payement des factures de mes clients, je me suis aperçu que votre facture numéro 11-2023 de 1120 euros du 10 juillet n’avait pas été payée. Je suis persuadé qu’il ne s’agit que d’un oubli et je sais compter sur votre sérieux depuis les très nombreuses années que nous travaillons ensemble.
Dans l’hypothèse où votre règlement serait déjà parti, je vous remercie de ne pas tenir compte de ce message et vous prie de m’excuser de cette relance qui serait de ce fait totalement inappropriée.
Dans l’attente, veuillez agréer l’expression de mes salutations distinguées.
2ᵉ degré de relance
Madame, Monsieur
Suite à mon précédent mail, je suis au regret de constater que vous n’avez toujours pas procédé au payement de la facture numéro 11-2023 de 1120 euros du 10 juillet. De ce fait, je vous la joins à nouveau en pièce jointe de cet email. Je vous remercie donc de bien vouloir me la régler dans les 48 heures. Si tel n’était pas le cas, je serai dans l’obligation de devoir engager des mesures auprès d’un huissier. Je ne vous cache pas que cela serait assez déplaisant de faire cela à l’encontre d’un client fidèle avec lequel nous travaillons depuis de très nombreuses années.
N’hésitez pas à me contacter si vous rencontrez des difficultés passagères, nous essaierons alors de trouver des solutions adaptées à votre situation.
Bien à vous
3ᵉ degré de relance
Madame, Monsieur
Cela fait maintenant deux mails de relance que nous vous envoyons et nous sommes toujours sans nouvelle de votre part en ce qui concerne le payement de la facture numéro 11-2023 de 1120 euros du 10 juillet. Je suis au regret de vous annoncer que nous sommes, de ce fait, dans l’obligation d’engager des poursuites judiciaires à votre encontre. Vous recevrez donc dans les prochains jours un courrier recommandé qui vous signifiera notre volonté de ne pas abandonner cette action, ni de renoncer au payement de ce que vous ne devez.
Sachez que nous trouvons cette situation regrettable, mais que comme vous ne nous avez jamais donné de nouvelle, nous sommes dans l’obligation d’agir.
Il n’est cependant pas trop tard pour procéder au payement et ainsi interrompre de manière définitive cette action, ce qui serait bien plus positif pour vous comme pour nous.
Cordialement
