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Expert :L’email est devenu une façon courante de convoquer les candidats aux entretiens de recrutement.
Pour donner une bonne impression de l’entreprise, il est essentiel de bien les rédiger et de donner toutes les informations nécessaires à la personne convoquée.
Les éléments à ne pas oublier dans un mail de convocation à un entretien d’embauche
Plusieurs éléments doivent absolument figurer sur un mail de convocation pour un entretien d’embauche :
- La date et l’heure de l’entretien
- Le lieu de l’entretien de recrutement : il est essentiel d’être précis pour que la personne arrive à l’heure
- Le nom de la ou des personnes avec lesquelles le rendez-vous aura lieu : cela peut permettre au candidat de se préparer au regard des fonctions que chacun exerce
1er exemple : une convocation classique
Madame,
J’ai le plaisir de vous informer que votre candidature pour le poste de comptable a été retenue pour participer à un entretien de recrutement dans nos locaux du 2 rue du Général De Gaulle à Lyon. Nous vous recevrons à 8 heures 30 le vendredi 11 juin. Le jury de recrutement sera composé de Madame Véronique Longuer Directrice des Ressources Humaines et de Monsieur Jean Luc Morat responsable du service des finances.
Cet entretien sera suivi de tests sur notre logiciel de comptabilité qui nous permettra de vérifier certaines de vos compétences.
Je vous remercie de bien vouloir me confirmer votre présence pour cette rencontre par retour de mail.
Bien cordialement
2ème exemple : une convocation pour un entretien en visio conférence
Monsieur,
Je vous prie de bien vouloir noter que votre candidature pour le poste de Directeur Financier a retenu notre attention et que de ce fait, nous souhaiterions pouvoir échanger avec vous sur votre parcours professionnel ainsi que sur votre motivation pour rejoindre notre entreprise. Pour des raisons de commodité, cet entretien sera organisé en visio conférence en utilisant le logiciel ZOOM. Vous trouverez le lien d’accès ci-dessous.
Lors de cet entretien qui débutera à 9 heures 15 le mercredi 9 juin vous échangerez avec Monsieur Patrick Durand notre gérant et Mademoiselle Isabelle Dupont qui est en charge des recrutements de l’entreprise.
Je vous remercie de bien vouloir me confirmer votre venue et vous souhaite de la réussite.
Bien à vous.
3ème exemple : une convocation permettant le choix des dates
Madame,
J’ai le plaisir de vous informer que votre candidature pour le poste de commercial grand compte a retenu toute notre attention et que nous serions ravis de pouvoir vous rencontrer lors d’un entretien de recrutement. Au regard du poste celui-ci sera organisé avec Monsieur Stéphane Conquérant notre Directeur des Ressources Humaines et Monsieur André Coquet le responsable commercial de notre entreprise. L’entretien aura lieu à notre siège, 8 rue des orfèvres à Nice.
Nous pouvons vous proposer 3 dates de rendez-vous : le mercredi 12 juillet à 9 heures, le jeudi 13 juillet à 14 heures 30 ou le lundi 17 juillet à 9 heures 30. Je vous remercie de me faire part de votre choix dans les meilleurs délais afin que je puisse organiser au mieux votre rencontre.
Je me tiens à votre disposition si vous souhaitez davantage d’informations.
Bien cordialement.
4ème exemple : une convocation dans laquelle il est demandé au candidat de préparer un travail
Madame,
Je vous informe que votre candidature pour le poste de directrice de la communication a été retenue pour la seconde étape de notre procédure de recrutement. Dans ce cadre, nous souhaiterions vous rencontrer dans nos locaux du 6 bis rue du Général Leclerc dans le 12ème arrondissement de Paris.
Ce dernier entretien se déroulera en présence de Monsieur Alain Purell notre Président directeur général et de Madame Aline Puteau notre Directrice des Ressources Humaines. Nous souhaiterions pouvoir échanger autour d’une stratégie de communication que vous pourriez préparer autour d’un produit de votre choix que notre entreprise serait susceptible de lancer dans les prochaines semaines. Nous vous laissons libre du support mais aurons le matériel de présentation nécessaire si besoin.
Je vous remercie par avance de votre investissement et vous invite à me contacter directement si vous désirez davantage de précisions.
Bien cordialement.
