En tant qu’employeur ou responsable des ressources humaines, il peut vous arriver de devoir donner des sanctions disciplinaires à des salariés qui auront commis des fautes plus ou moins graves.

Cela n’est jamais agréable, et de plus il convient de faire les choses dans les règles ce qui n’est jamais évident.

Ces quelques conseils devraient vous permettre de gérer ces situations sans que cela ne soit trop pénible et de la manière la plus humaine possible.

Un avertissement doit-il se réaliser par email ?

L’avertissement que ce soit en droit privé ou en droit public est une sanction d’un niveau assez faible.

Il n’a que très peu de conséquences sur la carrière de l’employé, si ce n’est qu’il n’est jamais plaisant en règle générale de se faire sanctionner par son employeur.

Du côté de celui-ci, il n’est d’ailleurs jamais très appréciable ni plaisant de sanctionner une personne même si on part du principe que celle-ci le mérite.

Finalement la sanction est la décision ultime qui confirme un échec.

En effet, souvent avant d’infliger un avertissement il y a eu des rappels à l’ordre réalisés à l’oral.

L’avertissement peut donc être envoyé par mail au regard du peu d’incidence qu’il peut avoir sur la carrière du salarié.

Il n’est pas forcément nécessaire d’envoyer un courrier avec accusé de réception comme pour les sanctions disciplinaires d’un niveau plus élevé.

Il convient tout de même que le mail que vous allez envoyer contienne tous les éléments nécessaires pour être clair et sans équivoque aucune.

Structure de l’email d’avertissement

Plusieurs éléments doivent apparaître dans le mail qui donne un avertissement à un salarié quel que soit son statut.

1) Un rappel des faits de manière précise

Lorsque l’on doit sanctionner une personne, la première chose à faire est de rappeler les faits qui ont entraîné la prise de sanction.

Dans ce cadre, il convient d’être très précis et de n’oublier aucun détail qui pourrait avoir son importance.

Ceci est d’autant plus important que si tel n’est pas le cas, la sanction pourrait être contestée devant les tribunaux (très rare en ce qui concerne un avertissement).

A titre d’exemple, vous pouvez écrire une formule du type :

« Au regard de vos divers retards au travail les 11, 12 et 14 avril, je suis dans l’obligation de vous donner un avertissement ».

Pour parfaitement bien faire, vous voyez que les faits fautifs doivent aussi être inscrits dans le temps de manière précise.

2) Le prononcé sans équivoque de l’avertissement

Dans un second temps, il faut tout à fait écrire sans aucune équivoque, sans tourner autour du pot la sanction disciplinaire infligée :

« Pour tous ces faits, je suis dans l’obligation de prononcer à votre encontre un avertissement ».

De cette manière, les choses sont claires et le salarié prend conscience que le fait fautif a bien été pris en compte.

3) Un encouragement à ne pas renouveler cette situation

L’objectif d’une sanction disciplinaire est toujours de punir des faits fautifs. Mais, son second rôle est aussi de faire en sorte que ces faits ne se renouvellent pas.

Il peut être tout à fait pertinent de rédiger une phrase pour le rappeler encore une fois de manière très claire :

« J’espère que de ce fait, nous n’aurons plus ce genre de situation désagréable à gérer et que cet avertissement aura réussi à vous rappeler les règles essentielles de fonctionnement de notre entreprise ».

4) Le rappel des droits de la défense

Comme nous sommes dans un pays démocratique, il ne faut pas oublier d’écrire à la personne sanctionnée qu’elle pourra si elle le souhaite contester cette sanction à l’amiable.

Elle peut aussi, éventuellement, faire appel à un défenseur de son choix pour défendre sa position en cas de contestation de l’avertissement qui aura été infligé par son employeur.

Exemples d’email pour donner un avertissement à un employé

Voici maintenant trois exemples de mail pour donner un avertissement à un salarié.

Vous pouvez tout à fait vous en inspirer, mais n’oubliez pas que les faits doivent toujours être relatés avec la plus grande des précisions.

Exemple 1 : Faute grave

Le mardi 14 avril, vous avez été vu avec un véhicule de l’entreprise sur le parking du supermarché. Le fait d’utiliser une voiture de l’entreprise à des fins personnelles constitue une faute qui mérite totalement d’être sanctionnée.

Au regard du peu de temps passé sur le parking et du faible détour réalisé, vous ne serez sanctionné que d’un avertissement. Je vous invite néanmoins à ne pas renouveler ce genre de faute, car si tel était le cas, je serai dans l’obligation d’augmenter le niveau de sanction la prochaine fois. Ceci pourrait avoir des conséquences bien plus fâcheuses pour votre carrière et votre rémunération que cet avertissement.

Si vous contestez les faits, je vous invite à faire un recours auprès de la direction des ressources humaines si vous le souhaitez.

Dans l’attente d’une reprise normale du travail de manière immédiate, je vous prie d’agréer l’expression de mes salutations les plus distinguées.

Exemple 2 : Retards non justifiés

Cela fait maintenant plusieurs jours que vous arrivez en retard sur votre lieu de travail, comme nous avons pu le constater à la lecture des rapports de la pointeuse de l’entreprise. Ces faits qui se sont passés 5 jours sur 5 la semaine qui a commencé le 12 mai ne sont absolument pas tolérables. En effet, le règlement intérieur de l’entreprise précise bien que les horaires doivent être parfaitement respectés par l’ensemble du personnel.

Désireux que ces faits ne se renouvellent pas, je suis dans l’obligation aujourd’hui par l’intermédiaire de ce mail de vous infliger un avertissement. Cette faible sanction doit servir à vous rappeler les règles. J’espère que cela sera suffisant et que je ne devrai pas dans les prochains jours, à nouveau, vous parler des horaires de travail.

Je vous rappelle que si vous souhaitez contester les faits, cela est tout à fait possible. Vous pouvez donc aller consulter les résultats de notre logiciel des temps si vous en avez envie.

Certain que vous avez pris conscience de vos erreurs passées et que celles-ci ne se renouvelleront pas, je vous prie d’accepter l’expression de mes salutations les plus distinguées.

Exemple 3 : Refus de travail

C’est avec beaucoup de regret que je me vois dans l’obligation de vous infliger un avertissement par ce mail. En effet, le 13 janvier, vous avez refusé de taper un courrier comme demandé par votre chef de service, sous prétexte que cela n’était pas inscrit dans votre fiche de poste. Ceci est d’autant plus regrettable que jusqu’à maintenant vous aviez été une employée tout à fait exemplaire. J’espère vraiment que ce genre de faits ne se reproduiront pas et que cet avertissement ne sera qu’un lointain souvenir.

J’ai la certitude que cet évènement n’a été qu’un regrettable accident et qu’il ne se renouvelle pas.

Je reste à votre écoute, si vous estimez que les faits ne se sont pas exactement passés comme je viens de les décrire rapidement.

Dans l’attente de peut-être échanger à ce sujet dans les prochains jours, je vous prie d’agréer l’expression de mes sincères salutations.

Comment écrire un email d’avertissement à un salarié (avec exemples)