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Expert :Chers recruteurs, avez-vous déjà imaginé la déception et l’anxiété ressenties par les candidats qui attendent désespérément une réponse après avoir postulé ?
Un brin d’empathie et de communication honnête pourrait apporter un peu de lumière dans cet océan d’incertitude.
Alors, prenons un instant pour apprendre l’art subtil de répondre (négativement) aux demandes d’emploi, sans briser des cœurs ni écraser des rêves. 💔💭
En résumé
Répondre aux candidatures de manière négative peut sembler difficile, mais c’est une étape essentielle du processus de recrutement.
Faites preuve d’empathie et de personnalisation dans vos réponses, et n’hésitez pas à fournir un feedback constructif aux candidats, qui pourra les aider dans leur recherche d’emploi. 👍
Sommaire
Pourquoi écrire des emails de réponse négative ?
La situation d’une personne qui se trouve en recherche un emploi n’est pas toujours simple d’un point de vue psychologique, loin de là.
C’est souvent le cas soit parce qu’elle n’est pas bien dans son poste actuel et souhaite en changer rapidement ou soit car elle est en réelle difficulté du fait de l’absence d’un travail et donc d’un revenu.
Les personnes ainsi fragilisées apprécient, encore plus que les autres, les gestes d’attention qui peuvent leur être portés. 💛
Un petit mail de réponse montre une forme de respect qui sera vraiment appréciée de toutes et tous.
De plus, cela évite à la personne souvent fragilisée de se faire de fausses idées quant à une suite positive éventuelle de la procédure de recrutement. 🙏
Dans certains secteurs d’activité, il est d’ailleurs devenu obligatoire d’accuser réception des candidatures et d’y apporter une réponse.
Pour les demandeurs d’emplois indemnisés par Pôle Emploi, des réponses négatives peuvent d’ailleurs justifier d’une recherche d’emploi active et sérieuse.
Beaucoup trop de structures envoient des réponses types sans aucune personnalisation. 😕
Même si nous pouvons considérer que c’est déjà mieux que rien, il apparait intéressant et bienveillant de montrer un peu plus d’attention aux personnes en leur rédigeant une réponse personnalisée qui leur montrera que leur candidature a réellement été étudiée.
Donner un feedback aux candidats ou non ?
Dans la mesure du possible, il est important de préciser à la personne qui a contacté votre structure pour quels motifs sa candidature n’a pas été retenue.
Même si cela prend un peu de temps à celle ou celui qui rédigera le message, il peut être très utile au candidat de connaitre les raisons pour lesquelles sa candidature n’a pas été retenue.
Il n’est pas forcément besoin de s’étendre longuement mais un petit conseil rédigé en quelques mots ou quelques phrases peut être le bienvenu. 📨💬
Il est essentiel lorsque l’on travaille dans le secteur des ressources humaines de faire preuve d’empathie à l’égard des personnes qui entrent en contact avec nous.
Et surtout, il faut traiter ces dossiers de recrutement de la même manière que nous souhaiterions que notre candidature soit traitée en cas de situation similaire.
Quoi inclure dans un email de réponse négative ?
Bien évidemment en fonction du contexte (candidature spontanée ou réponse à une annonce) la réponse ne sera pas forcément la même.
Il est donc essentiel de personnaliser au minimum la réponse négative qu’elle soit réalisée par mail ou même par courrier classique. 📝
Dans un premier temps, il est essentiel d’accuser réception de la candidature et de remercier le candidat pour l’intérêt qu’il porte à l’entreprise.
Ensuite, il parait tout à fait pertinent de donner les motifs pour lesquels la candidature ne pourra pas être retenue.
Une petite phrase d’explication peut suffire qu’il s’agisse :
- d’une réponse négative qui fait suite à une candidature spontanée
- d’une réponse négative après un premier tri de CV précédant d’éventuels entretiens de recrutement
- d’une réponse négative qui fait suite à un entretien de recrutement pour lequel les compétences du candidat n’ont pas été en adéquation avec le poste
- d’une réponse négative qui fait suite à un entretien de recrutement pour lequel les compétences et connaissances du candidat ont convenu mais suite auquel un autre candidat a été retenu
Certaines formulations pourront être préparées en amont et ainsi vous pourrez vous contenter de les copier et de les coller à chaque fois, ce qui vous fera gagner du temps.
Exemples de modèles de réponse négative
1) Exemple de réponse négative suite à une candidature spontanée
Nous accusons réception de votre candidature spontanée pour un poste d’agent administratif et vous en remercions. Les effectifs de notre entreprise sont aujourd’hui complets et nous ne sommes pas à la recherche d’un nouvel élément. Nous ne pouvons donc pas donner une suite favorable à votre demande.
Au regard de la qualité de votre candidature, nous nous permettons, si vous n’y voyez pas d’inconvénient, de conserver celle-ci pendant six mois et ne manquerons pas de vous contacter si un besoin se faisait sentir.
Nous vous souhaitons une bonne réussite dans vos recherches d’emploi et vous remercions une nouvelle fois de la confiance dont vous avez fait part pour notre entreprise.
2) Exemple de réponse négative après tri de CV
Suite à l’annonce que nous avons publiée pour le poste de commercial grand compte, vous nous avez parvenir votre candidature et nous vous en remercions.
Après une étude précise par nos services de celle-ci, il nous est apparu que vos compétences ne sont pas forcément celles que nous recherchons aujourd’hui. En effet, nous sommes à la recherche une personne qui possède plus d’années d’expérience dans le commerce international et qui parle l’anglais et l’espagnol de manière courante.
Cela ne remet aucunement en cause vos compétences mais simplement celles-ci ne sont pas en adéquation avec nos besoins actuels. Nous nous permettons, si vous n’y voyez pas d’inconvénient, de conserver votre CV pendant 6 mois dans l’hypothèse où un poste correspondant à votre profil se libérerait dans nos effectifs.
Nous vous souhaitons une bonne et prochaine réussite dans vos recherches d’emploi et vous remercions de la confiance dont vous avez fait part pour notre entreprise.
3) Exemple de réponse négative après l’entretien à un candidat qui ne convient pas
Suite à l’annonce que nous avons publiée dans la presse spécialisée pour un poste de comptable, vous nous avez fait parvenir votre candidature. Le 5 janvier vous avez été reçu en entretien par notre Directeur des Ressources Humaines et le Directeur des finances.
Au regard des échanges qui ont été les vôtres, je suis au regret de vous informer que votre candidature ne sera pas retenue. En effet, il n’est pas apparu que vous soyez en mesure de tenir le poste proposé notamment car vous ne semblez pas maitriser le logiciel que notre service de comptabilité utilise de manière quotidienne.
Je peux vous assurer que cela ne remet nullement en cause la qualité de votre candidature. Votre profil n’a simplement pas été en totale adéquation avec nos besoins actuels.
Nous vous souhaitons de réussir rapidement dans vos recherches et nous vous remercions une nouvelle fois de la confiance dont vous avez fait part pour notre entreprise.
4) Exemple de réponse négative après l’entretien à un candidat qui convient mais qui n’est pas choisi
Suite à l’annonce que nous avons fait paraitre dans la presse spécialisée pour le poste de community manager, vous nous avez fait parvenir votre candidature ce dont je vous remercie.
Au regard de la qualité de votre parcours professionnel, vous avez été reçue à deux reprises par les responsables de la procédure de recrutement.
Au cours des entretiens vous nous avez fait part de votre grande motivation et avez su mettre en valeur parfaitement des compétences et connaissances tout à fait adaptées au poste de community manager.
Après une longue hésitation entre deux personnes de qualité comparable, je suis au regret de vous informer que votre candidature n’a pas été retenue. En effet, bien que vous correspondiez totalement au profil recherché un autre candidat a été retenu par notre équipe.
Je vous souhaite de la réussite dans vos recherches et suis certain que celle-ci est très proche. Si vous n’y voyez pas d’inconvénient, nous nous permettons de conserver votre CV dans l’hypothèse où une opportunité nouvelle se présenterait.
